A3 A4 A5
Självklar standard?
Standarder får världen att fungera

Standarder får världen att fungera

Digitala standarder:
av Mathias Krusell & Veronica Blom 2015-09-09 2 kommentarer
Att A4 är ett givet mått på ett papper vet de flesta. Men hur står det till med standarder i det digitala samhället? Vi måste framför allt arbeta för att göra standarder kompatibla med varandra. Det borde vara en självklar del i all informationsförvaltning, skriver arkivarierna Mathias Krusell och Veronica Blom, båda från DIK.

I dagens samhälle vill vi att det ska gå lätt att söka information och att informationen vi hittar ska vara begriplig. För att det ska vara möjligt behövs standarder. De utgör lösningen för att på ett tillförlitligt sätt kunna komma åt dokument och databaser, som används av både myndigheter och i näringslivet.

Inom den offentliga sektorn litar vi arkivarier – och andra som arbetar med informationsförvaltning – ofta på krav och styrning genom lagstiftning och myndighetsföreskrifter.

När vi nu kliver in i det digitaliserade samhället släpar dessa beslut efter. Vad händer om myndigheter och bedömare plötsligt inte kan få upp gamla dokument eller få olika källor att fungera ihop?

Vi tror att det krävs ett öppet och brett samarbete mellan olika typer av organisationer för att också de nya digitala standarderna ska användas.

Sveriges kommuner och landsting har uppmärksammat detta. Vid sin upphandling av ramavtal för e-arkiv har de lagt stor vikt vid förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS), som utgör en typ av standard för informationsstrukturen i olika typer av verksamhetssystem.

Det här är spännande exempel på standardisering som, om de får genomslag, skulle kunna effektivisera och höja kvalitén på informationsförvaltningen både inom offentliga och privata sektorn.

En springande punkt inför framtidens standarder är just deras interoperabilitet. Alltså förmågan hos olika system att fungera tillsammans med varandra.

Ett exempel på detta är protokoll (TCP/IP) och språk – till exempel HTML– som används av datasystem. Inom informationsförvaltning finns det nu översatta standarder för ledningssystem för verksamhetsinformation (ISO 30300 och ISO 30301). De tar upp hur kvalitetskrav som äkthet, tillförlitlighet, integritet och tillgänglighet kan säkras.

När standarder fungerar som bäst använder vi dem utan att fråga oss vad alternativet skulle vara. När text ska skrivas ut, läsas och sparas är det en självklarhet att papper, skrivare och kartonger alla har samma format. A-serien – alltså A3, A4 och A5 med flera formatursprung – går ända tillbaka till 1700-talet, men standardiserades först i Tyskland under 1920-talet och internationellt (under namnet ISO 216) år 1975. När skiftet sker från analog till digital informationshantering så lever formatet kvar i ordbehandlingsprogram och dokumentvisare. Lite skämtsamt brukar det sägas att standarder får världen att fungera.

Vi tror att det krävs ett öppet och brett samarbete mellan olika typer av organisationer för att också de nya digitala standarderna ska användas. Därför är det viktigt att stärka samarbeten med målet att gemensamt förstå och tolka standarder, samt utveckla arbetssätt för att bruka dem. Det är en utmaning för vår yrkeskår som är vana att kunna förlita sig på styrning från lagstiftning och myndigheter.

Ett försök att skapa ett samverkansforum för detta är Forum i Förvaltning. Här kan man dela erfarenheter kring tillämpningar av standarder, ta del av pågående standardiseringsarbeten och diskutera nya behov inom informationsförvaltning. Nu uppmanar vi alla DIK-medlemmar att besöka och engagera sig i forumet. Det behövs inför framtiden. Dessutom bör ansvariga för arkivutbildningar runt om i landet arbeta för att standardisering blir en given del i arkivutbildningarna i framtiden. Hur ska annars kunskapssamhället kunna framskrida?

Kommentarer

Skriv en kommentar
  1. Mathias Krusell 2015-09-16

    Tack för berömet Katrin! Utrymmet är givetvis begränsat och vi valde att fokusera på arbetet med att bruka standarder och mindre på deltagandet i ta fram standarder. Det du skriver stämmer givetivs och är alltid viktigt att nämna!

  2. Katrin Bjerhag 2015-09-16

    Mycket intressant artikel om standardisering. Jag saknar dock information om att man även aktivt kan påverka framtida standarders utformning i Sverige och internationellt och vilka plattformar som finns förutom Forum iFörvaltning. I Sverige har vi tre standardiseringsorgan som är utsedda av regeringen att arbeta med standardisering, det är SIS, SEK och ITS. Att delta i standardiseringsarbete via dessa organisationer är öppet för alla företag, myndigheter och andra organisationer.

Relaterade artiklar